Dinas Arsip dan Perpustakaan (DAP) Kabupaten Bogor merupakan dinas yang menaungi 2 urusan bidang, yaitu bidang kearsipan dan bidang perpustakaan. Dalam menjalankan tugas dan fungsinya, terdapat beberapa kegiatan unggulan yang dilaksanakan DAP pada tahun 2024, diantaranya:
- Pengawasan Kearsipan
Pengawasan Kearsipan merupakan kegiatan yang dilaksanakan Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor guna meningkatkan kesadaran tertib arsip bagi Perangkat Daerah/Unit Kerja dan BUMD/BUMDes di lingkungan Pemerintah Kabupaten Bogor. Berdasarkan Perbup No. 38 Tahun 2024 Tentang Pengawasan Kearsipan, Dinas Arsip dan Perpustakaan melaksanakan program kerja Pengawasan Kearsipan Tahunan (PkPKT) yang merupakan rencana kegiatan pengawasan kearsipan untuk jangka waktu satu tahun anggaran.
Kegiatan Pengawasan Kearsipan terbagi dua diantaranya pengawasan kearsipan eksternal dan pengawasan kearsipan internal, pengawasan kearsipan eksternal dilaksanakan oleh Pemerintah Daerah terhadap BUMD dan BUMDes, sedangkan pengawasan kearsipan internal dilakukan oleh lembaga kearsipan daerah pada Pemerintah Daerah terhadap seluruh Perangkat Daerah. Aspek yang menjadi penilaian pengawasan sistem kearsipan eksternal dan internal meliputi kebijakan, pembinaan, pengelolaan arsip dinamis, dan sumber daya kearsipan.
Dalam pelaksanaan pengawasan kearsipan Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor mengawali dengan sosialisasi dan desk kearsipan serta membentuk tim arsiparis penghubung yang terdiri dari 4 tim masing masing menaungi 9 SKPD dan 10 Kecamatan. Pada tahun 2024, Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor berhasil mendapatkan penghargaan dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat sebagai Terbaik ke II untuk Pengawasan Kearsipan Eksternal Kabupaten/Kota Pada Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Barat Tahun 2024 dengan nilai 84.79 kategori “A” (MEMUASKAN) dan berdasarkan Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 407 Tahun 2024 tentang Nilai Pengawasan Kearsipan dan Nilai Tingkat Digitalisasi Arsip Pemerintah Kabupaten/Kota Tahun 2024 memperoleh nilai 88.99 dengan kategori “A” (MEMUASKAN).
2. Alih Media Arsip Vital
Alih media arsip adalah proses mengubah dokumen fisik menjadi dokumen digital. Alih media arsip merupakan langkah awal dalam digitalisasi arsip dan memiliki banyak manfaat, di antaranya:
- Menghemat ruang penyimpanan
- Mengurangi ketergantungan pada penyimpanan fisik yang mahal
- Memudahkan akses terhadap informasi
- Meminimalisir kerusakan dokumen
- Membuat cadangan dokumen
- Menjamin kerahasiaan informasi
Metode yang digunakan dalam alih media arsip, yaitu metode scan, dokumen diletakkan di atas scanner, tombol ditekan, dan proses pemindaian akan bekerja. Hasilnya berupa file yang akan muncul di komputer, umumnya dalam format JPEG.
Sebelum melakukan alih media arsip, perlu menyiapkan daftar arsip yang akan diubah ke dalam bentuk digital.
Pada tahun anggaran 2024 Dinas Arsip dan Perpustakaan menargetkan 45 titik lembaga pendidikan di 17 kecamatan untuk dialih mediakan arsip vitalnya, salah satunya arsip buku induk register peserta didik. Kegiatan ini dilaksanakan dalam 2 hari kerja untuk setiap titik lokasinya.
Lembaga pendidikan yang sudah dialihmediakan arsip vital tahun anggaran 2024 terletak di kecamatan berikut:
- Kecamatan Gunung Putri
- Kecamatan Bojonggede
- Kecamatan Jonggol
- Kecamatan Citeuereup
- Kecamatan Cileungsi
- Kecamatan Pamijahan
- Kecamatan Cibungbulang
- Kecamatan Cigudeg
- Kecamatan Leuwiliang
- Kecamatan Gunung Sindur
- Kecamatan Ciampea
- Kecamatan Rumpin
- Kecamatan Kemang
- Kecamatan Babakan Madang
- Kecamatan Ciseeng
- Kecamatan Ciomas
- Kecamatan Tenjo
Dan berhasil mengalihmediakan 916 buku induk register peserta didik terdiri dari 116007 lembar arsip.
3. Digitalisasi Arsip Dinamis (SRIKANDI)
Aplikasi SRIKANDI adalah Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi yang diciptakan sesuai aturan dari peraturan Presiden No 95. Tahun 2018 mengenai Sistem Pemerintah Berbasis Elektronik (SPBE). Aplikasi ini merupakan hasil kolaborasi antara Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB), Kementerian Komunikasi dan Informatika, Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN) dan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
SRIKANDI bertujuan untuk melakukan inovasi perihal kearsipan sehingga mempermudah dalam membuat naskah dan proses pengiriman keluar, menerima serta menjadwalkan naskah yang telah diterima sehingga dapat mendisposisikan naskah yang diterima.
Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor sebagai Lembaga kearsipan daerah bertindak sebagai super admin yang memberikan arahan serta bantuan bagi perangkat daerah dalam penggunaannya. Pada tahun anggaran 2024 Dinas Arsip dan Perpustakaan melaksanakan monitoring dan evaluasi penggunaan aplikasi SRIKANDI pada perangkat daerah dan kecamatan-kecamatan.
Terdapat beragam fitur yang akan mempermudah dalam proses pembuatan hingga keluarnya arsip, fitur-fitur ini bertujuan untuk mempermudah pegawai dalam melakukan job desk-nya serta proses pengelompokan arsip dan pemusnahan arsip.
Berikut beberapa fitur dari aplikasi SRIKANDI.
- Proses Pembuatan Naskah
Dalam arsip yang telah selesai memang akan memiliki proses yang cukup rumit, maka dari itu SRIKANDI akan membantu anda untuk membuat arsip lalu dilakukan pengiriman. Dan juga ada proses penerimaan naskah arsip secara elektronik antar instansi pemerintah.
- Verifikasi Naskah
Sebelum naskah dikirim memang memerlukan adanya proses review dari yang memiliki tanggung jawab atau proses verifikasi draft yang telah dibuat, yang bertujuan supaya naskah tetap utuh, otentik dan dipercaya oleh penerima. Dan juga ada proses penandatangan secara elektronik. Mungkin bagi anda yang sebagai pegawai dinas sering melakukan pengarsipan data membutuhkan ketelitian, karena banyaknya data yang ada perlunya mencantumkan data ke arsip secara teliti.
- Klasifikasi dan Pemusnahan Arsip
Setelah masuk dan keluarnya naskah maka akan adanya proses klasifikasi yang sesuai dengan ketentuan berlaku. Nah, selain itu juga ada proses pemusnahan arsip yang sudah tidak dipakai kembali.
Dengan aplikasi SRIKANDI ini arsip yang dibuat dan dikelola dalam SPBE akan lebih optimal, dalam melindungi kepentingan hak keperdataan masyarakat dan dengan SRIKANDI diharapkan dapat mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, dan transparan. Dengan begitu, SRIKANDI dapat menjadikan pelayanan publik lebih berkualitas dan terpercaya.
4. Pemilihan Duta Baca
Program Duta Baca merupakan sebuah program dari lembaga perpustakaan yang menampilkan sosok inspiratif untuk menjadi motivator dalam membangkitkan kegemaran membaca dan mengampanyekan pembudayaan kegemaran membaca melalui berbagai media. Duta baca di Indonesia pertama ialah Tantowi Yahya yang terpilih pada tahun 2006 – 2010 menjabat selama 5 tahun. Pelaksanaan program duta baca masih tetap dipertahankan, bahkan program DBI terus ditingkatkan dengan ditetapkannya Undang-Undang Nomor 43 tahun 2007. Setelah ditetapkannya undang-undang tersebut, maka pada tahun berikutnya yakni tahun 2011 – 2015 duta baca kembali dipilih pada periode kedua ini yang menjabat Duta Baca Indonesia (DBI) ialah Andy F. Noya yang juga menjabat selama 5 tahun, mulai tahun 2011 – 2015. Sedangkan periode ketiga program duta baca yang dilaksanakan pada tahun 2016 terpilihnya Najwa Shihab sebagai Duta Baca Indonesia yang menjabat dari tahun 2016 –2020 dan pada 2021 didaulat Gol A Gong menjadi Duta Baca Indonesia hingga kini (2024).
Melalui program tersebut yang bertujuan untuk meningkatkan literasi disegala lini dan mengembangkan kegemaran membaca masyarakat melalui percontohan public figure, Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor melaksanakan pemilihan Duta Baca setiap tahunnya. Perlu diketahui ada kriteria penting yang mencakup kualitas pribadi, kemampuan komunikasi, dan komitmen terhadap dunia literasi.yang harus dipenuhi untuk menjadi Duta Baca Kabupaten Bogor, diantaranya Minat dan Cinta Membaca, Kemampuan Berkomunikasi, Pemahaman yang Luas tentang Literasi, Kreativitas dan Inovasi, Aktif dalam Kegiatan Literasi, Inspiratif dan Menjadi Teladan dan Komitmen terhadap Misi Literasi
Selain menjadi figure pemustaka yang baik, Duta Baca juga disibukkan dengan beragam kegiatan guna meningkatkan literasi bagi masyarakat, salah satunya Duta Baca Goes to School merupakan kegiatan sosialisasi untuk mengenalkan literasi, duta baca, dan informasi lainnya, kemudian Berbisik (Berbincang Asik), kegiatan ini dilakukan di sosial media Instagram dengan membahasa berbagai isu literasi maupun isu yang berhubungan dengan literasi dan masih banyak kegiatan lain yang bekerjasama dengan perusahaan swasta membangun jaringan dengan visi dan misi dibidang literasi serta peningkatan kemampuan diri sebagai Duta Baca dengan mengikuti pelatihan-pelatihan dan juga menghadiri undangan sebagai narasumber maupun peserta pada lembaga pendidikan.
Bagi warga Kabupaten Bogor yang memiliki kecintaan terhadap literasi dan mempunyai inovasi dalam meningkatkan kegemaran masyarakat dalam membaca buku silakan mempersiapkan syarat dan ketentuan berikut untuk menjadi Duta Baca Kabupaten Bogor
- Warga Kabupaten Bogor berusia 17-21 Tahun
- Pendidikan minimal D3 atau masih aktif kuliah
- Mengisi formulir pendaftatan
- KTP domisili Kabupaten Bogor
- Surat Keterangan Aktif Kuliah dari Perguruan Tinggi yang bersangkutan (jika masih kuliah) dan atau surat rekomendasi dari instansi
- Surat rekomendasi dari kecamatan tempat domisili peserta
- Kartu anggota perpustakaan Kabupaten Bogor
- Riwayat hidup atau CV
- Portofolio kegiatan literasi
- Pas foto ukuran 4 x 6 berlatar biru
- Membuat Essay
- Resensi Buku
5. Perpustakaan Keliling
Perpustakaan keliling adalah perpustakaan yang bergerak dari satu tempat ke tempat lain dengan menggunakan kendaraan dan membawa bahan pustaka serta memberikan layanan jasa perpustakaan kepada pengguna di daerah yang tidak terjangkau oleh perpustakaan umum/menetap.
Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor mempunyai 3 unit aktif perpustakaan keliling yang siap melayani seluruh penjuru Kabupaten Bogor. Membawa lebih dari 500 eksemplar koleksi buku bacaan bagi pemustaka yang tersebar.
Perpustakaan Keliling Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor berkeliling ke sekolah-sekolah tingkat SD/MI dan SMP/MTS di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bogor juga melayani permintaan kunjungan bagi PAUD dan Taman Kanak-kanak dalam pengenalan literasi usia dini.’
6. Transformasi Perpustakaan Berbasis Inklusi Sosial, Roadshow Literasi dan Penyediaan Spot Baca
Transformasi Perpustakaan Berbasis Inklusi Sosial adalah peningkatan peran dan fungsi Perpustakaan melalui pelibatan masyarakat sebagai wahana belajar sepanjang hayat sehingga dapat meningkatkan kualitas hidup dan kesejahteraan pengguna Perpustakaan.
Diatur dalam Peraturan Perpusna Nomor 3 Tahun 2023 tentang Transformasi Perpustakaan Berbasis Inklusi Sosial, Peraturan Perpusnas ini mengatur tentang Transformasi Perpustakaan Berbasis Inklusi Sosial dengan menetapkan batasan istilah yang digunakan dalam pengaturannya. Transformasi Perpustakaan Berbasis Inklusi Sosial bertujuan untuk:
- meningkatkan peran dan fungsi Perpustakaan dalam meningkatkan kesejahteraan Masyarakat;
- meningkatkan kualitas layanan Perpustakaan;
- meningkatkan pemanfaatan layanan oleh Masyarakat sesuai dengan kebutuhan Masyarakat;
- membangun komitmen dan dukungan Pemangku Kepentingan untuk Transformasi Perpustakaan Berbasis Inklusi Sosial yang berkelanjutan; dan
- meningkatkan kemampuan Literasi dalam mendukung pemberdayaan Masyarakat.
Ruang lingkup dari Peraturan Perpustakaan Nasional ini meliputi:
- Program;
- tanggung jawab pemerintah;
- kemitraan dan peran serta Masyarakat;
- tim sinergi Transformasi Perpustakaan Berbasis Inklusi Sosial; dan
- Pembiayaan
Roadshow Literasi Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor dilaksanakan dalam upaya peningkatan minat dan budaya literasi, dimana literasi berkaitan dengan segala aspek.
Perpustakaan Umum Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor juga bekerjasama dengan tenaga ahli membuka pelatihan-pelatihan keterampilan yang dapat diikuti oleh masyarakat Kabupaten Bogor hal ini berkaitan dengan Transformasi Perpustakaan Berbasis Inklusi Sosial dan merupakan Roadshow Literasi.
Selain berkunjung ke Perpustakaan Umum Kabupaten Bogor, masyarakat juga dapat mengakses koleksi buku Dinas Arsip dan Perpustakaan melalui spot baca yang terletak di beberapa titik pusat keramaian masyarakat.
Spot baca dapat diakses dengan scan Qr Code yang tertera pada lokasi spot baca, pemustaka akan terhubung langsung pada perpustakaan digital sehingga bisa memilih ebook sesuai dengan keinginan pemustaka.
